コメントする
kansapoでコメントのやり取りをする方法をご紹介します
はじめに
0-1 コメントとメモの特徴・違いについて
- コメントとメモ、それぞれの特徴・違いは以下の通りです
| 機能 | 💭 コメント | 📄 メモ |
|---|---|---|
| 用途 | 監査法人と被監査会社間、又は会計事務所とクライアント間、もしくは職員と所長間での質問や資料のやり取りをするもの | 増減内容について記載するもの |
| 権限 | どの権限でも発信可能 | ゲスト権限以外記載可能（ゲスト権限は閲覧のみ） |
| 履歴 | 誰がいつコメントしたか履歴が残る | 誰がいつメモしたかは残らない |
| ファイル添付 | ファイル（Excel、PDF、画像データなど）を添付できる（コメントのファイル添付機能をオフにする にてファイル添付不可にできます） | ファイルは添付できない |
| リンク貼り付け | 可能（Googleスプレッドシートへのリンクなど） | 可能（freeeの仕訳帳リンクなど） |
| 編集・削除 | 自分が入力したコメントは編集・削除が可能 | すべてのメモの編集・削除が誰でも可能 |
| ステータス管理 | 「完了」ボタンあり、未完了リストによるTo Do管理が可能 | ステータス管理はできない |
| 期間比較と月次推移の関係 | どちらかに記載したコメントはどちらにも表示される（月次推移で2019年5月の数字にコメントしたら、期間比較の2019年5月の数字のコメントにも記載される） | 期間比較と月次推移のメモは別々に存在している（月次推移で2019年5月の数字にメモしても、期間比較の2019年5月の数字のメモには記載されない） |
| CSV出力 | コメントの内容は出力されない | メモ欄の入力内容は出力される |
- 権限については権限管理について をご覧ください
Step１ 質問があるユーザーがコメントする
1-1 コメントしたい数字にカーソルを合わせます
1-2 浮き出てくる「💭」をクリックし、「コメントする」をクリックします
1-3 コメントを記載します
- 「@〇〇」と宛先指定可能（複数指定も可能）
- 宛先は個人指定もしくは「Auditor」又は「Auditee」指定もできます
1-4 コメントを記載して保存ボタンをクリックします
1-5 コメントしたユーザーと指定されたユーザーにメールが届きます
- 注：宛先指定しないと誰にもメールが届かないので誰か指定してください
- slack連携については「Tips②」をご参照ください
1-6 コメントマーク「💭」の色が変わります
Step２ 質問を受けたユーザーが返信する
2-1 メール又はslack記載のリンク、又はダッシュボードの未完了コメント一覧のリンクをクリックします
- リンクをクリックすると、コメントが開いた状態で該当する場所に飛びます
2-2 コメントを返信する場合
- コメントにて「返信する」ボタンをクリックして返信内容をコメントします
- ※「新たにコメントする」をしてしまうと、別の質問が始まってしまいますのでご注意ください
2-3 ファイルを添付する場合
- 「📎」マークをクリックしてファイルを添付します
- ファイル添付については設定で使用しない設定にすることも可能です（コメントのファイル添付機能をオフにする ご参照）
Step３ ステータスを「完了」にする
3-1 返信内容に問題なければステータスを完了にします
- 「完了」にできるのは質問したユーザーのみです
3-1 コメントマーク「💭」の色がなくなります
Step４ 完了済みのコメントを確認する
4-1 各コメント欄の「完了済みも表示する」にチェックを入れます
- 上記で「戻す」をクリックすると完了済みから未完了にステータスが戻ります
Step５ コメント管理方法
5-1 ダッシュボードによる管理
- 詳細は「ダッシュボードでコメントを管理する 」をご覧ください
5-2 コメント通知で来たメールによる管理
- 返信していないコメント通知メールを未読にする等によりtodo管理を行ってください
5-3 「コメント一覧」による管理
- 画面右上にある「💭」マークをクリックします
- 未完了のコメントの一覧が出てきます
- 一覧のコメントをクリックすると該当箇所に飛ぶのでそこで返信（明細別のコメントの場合は、明細別の画面にしておく必要があります）
- 「コメント一覧」上でも返信などの操作が可能です
Tips① 自分に関連するコメントを探す方法
①-1 ダッシュボードの未完了コメント一覧にて「自分に関するもののみ」にチェックを入れる
- ダッシュボードで「自分に関するもののみ」にチェックを入れます
Tips② コメントのslack連携をする方法
【Webhook URLの発行＋kansapoへの設定】
②-1 slackにて「Webhook URL」を発行します
- こちらにアクセスしていただき、任意のチャンネルを選択して「Incoming Webhook インテグレーションの追加」をクリックしてください
- 追加後の画面下にある「インテグレーションの設定」の「Webhook URL」をコピーしてください
②-2 kansapoの「設定」画面の「編集」ボタンをクリックします
②-3 「slack通知の利用」にチェックを入れ、上記②-1でコピーした「Webhook URL」を「Slack Incoming Webhook URL」に貼り付けて保存します
【メンバーIDのコピー＋kansapoへの設定】
②-4 メンション付けて通知するために、slackの「メンバーID」をコピーします
- 各人のプロフィールの以下の箇所に「メンバーID」があります
②-5 kansapoの「ユーザー」画面にて各ユーザーの「SlackユーザーID」に上記②-4でコピーした「メンバーID」を貼り付けて保存します
【通知されるメッセージについて】
②-6 メールで届く内容と同様で、リンクをクリックしてkansapo画面に遷移します
留意点
①-1 コメント・メモのCSV出力について
- 期間比較や月次推移をCSV出力した際に、合わせて出力されてくるのは「メモ」です
- コメントはkansapo内にしか残りません（CSV出力はされません）
①-2 コメントのファイル添付を制限する方法について
- セキュリティの観点からコメントのファイル添付機能を制限したい場合は、「設定」画面から設定可能です
- 詳細はコメントのファイル添付機能をオフにする をご覧ください